Organiser un World Café

Vous avez participé à un World Café et trouvez l’idée intéressante. Mais comment s’y prendre pour organiser un World Café ?

Qu’est-ce qu’un World Café ?

Le World Café est une invitation à dialoguer et à explorer les questions clés qui rassemblent. Au cours de la journée, ces conversations vont s’enrichir les unes des autres et construire des lignes, permettant de faire émerger des tendances, de nouvelles idées ou de nouvelles compréhensions. Elles nous permettent d’engager le groupe vers l’avenir.

Principes world cafe

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Comment se déroule un World Café?

Habituellement, trois questions successives sont posées, qui génèrent trois conversations
d’une durée de vingt à trente minutes chacune

• La première question est large et permet une grande divergence de réflexions
• La seconde question est plus focalisée et permet un début de convergence
• La troisième question permet de récolter les idées qui vont servir à centrer le groupe sur les actions à mener.

Vous pouvez aller plus loin en poussant les rondes à 45mn chacune. De cette façon, le sujet sera exploré à fond. N’oubliez pas : ce sujet doit être crucial pour tous les participants !

World Café et Brainstorming

On lit souvent que le World Café est une sorte de grand Brainstorming géant. En fait, il n’en est rien. Le World Café n’est pas fait pour générer des idées à la pelle. Il est peu probable que vous réussisiez à trouver des idées réellement disruptives avec un World Café. Il est fait pour entrer en dialogue, pour écouter ce qui se dit, ce qui est vécu, pensé par les participants. Il vous permet de rendre visible des éléments latents portés par un groupe. Par exemple, vous pourrez vous rendre compte avec un World Café que les difficultés ressenties par une partie de votre organisation est également vécue par une autre, ce qui génère ensuite beaucoup plus de facilités à collaborer pour trouver des solutions.

Vous pouvez néanmoins organiser un world café pour lancer une thématique nouvelle dans votre organisation. Dans ce cas, privilégiez des temps de rondes (une ronde est le temps d’une question de world café) courts.

Vue d’ensemble d’un World café par ses créateurs :

Juanita Brown and David Isaacs

Comment organiser la salle ?

Le World Café a été inventé par des américains sur le modèle des Cafés parisiens. Vous savez, ces cafés où l’on refait le monde à grand coup de conversations animées !

Recréez cet esprit en :

prévoyant une grande salle claire, sans piliers
avec de petites tables rondes,
3 à 5 personnes grand maximum par table
de quoi faire des nappes sur lesquelles on puisse gribouiller : à minima, des feuilles de paperboard sur chaque table ;
des feutres (1 noir + quelques feutres de couleur) ou des marqueurs sur chaque table
de la décoration pour rendre l’espace convivial

Vous pouvez aller plus loin en prévoyant une récolte visuelle, qui rendra visible et mémorable les points clés identifiés par les différentes tables.

Vous pouvez également prévoir des « templates », feuilles de papier au format prédéfini, qui permettra aux participants de synthétiser leurs conversations plus facilement. Dans ce cas, prévoyez un espace pour les mettre au mur et un temps pour les lire !

Les astuces pour réussir son World Café

Définissez clairement la thématique que vous souhaitez explorer. Cette thématique doit être inspirante, elle doit tenir à coeur à tous les participants.
Prenez le temps de bien formuler les questions. Chaque question doit être claire et précise, mais elle doit permettre une infinité de réponses. Une question bien formulée va surprendre et donner envie de participer à la conversation.
Préparer ces questions avec un comité représentatif des participants. Si vous pensez que cette étape est inutile, alors c’est que votre world café n’est pas stratégique. Ma suggestion dans ce cas est de chercher une méthode plus simple à mettre en oeuvre.
Vos questions doivent suivre une séquence logique : votre deuxième question doit s’appuyer sur les réponses à la première question. La troisième repose sur les réponses de la seconde. Chaque étape doit permettre au groupe d’aller un pas plus loin dans sa réfléxion. Comme vous ignorez ce que le groupe va répondre, vous devez imaginez le type de réponses possibles et vous appuyez dessus.
Si votre world café doit rassembler un grand nombre de personnes, alors testez le avec un groupe pilote. Cela vous aidera à reformulez vos questions.
N’organisez pas de World Café avec de vraies questions si vous n’avez pas l’intention de réaliser un suivi : si vous ne faites rien de leurs remarques et de leurs idées, vous allez décourager les participants. Par la suite, ils ne verront plus l’intéret de parler de ce qui les préoccupe vraiment. Le World café est fait pour générer de l’engagement, ce qu’il fait. Ne grillez pas vos meilleures cartouches.
Annoncez, dès la récolte des retours terminée, ce que vous allez faire avec tout cela et quelle sera la prochaine étape.