Forum Ouvert : méthode d’intelligence collective et levier de transformation

Le Forum Ouvert, ou Open Space Technology, est une méthode d’intelligence collective qui permet à un groupe de construire lui-même son ordre du jour autour d’une question centrale. Chacun peut proposer un sujet, rejoindre les conversations auxquelles il souhaite contribuer et prendre la responsabilité des suites à donner.

Le dispositif paraît simple. Il repose pourtant sur une préparation exigeante : une question qui compte réellement, une invitation ouverte aux personnes concernées, un cadre clair et un commanditaire prêt à accueillir ce qui émergera.

Bien conçu, un Forum Ouvert ne sert pas seulement à faire participer. Il rend visibles les enjeux réels, fait circuler l’information entre des acteurs qui se parlent peu et permet à des initiatives de naître là où se trouvent l’énergie et la capacité d’action.

Le Forum Ouvert n’est pas une façon originale d’occuper un séminaire. C’est une manière d’ouvrir un espace de responsabilité dans l’organisation.

Qu’est-ce qu’un Forum Ouvert ?

Le Forum Ouvert a été formalisé par Harrison Owen au milieu des années 1980. Son intuition de départ est connue : dans de nombreuses conférences, les échanges les plus féconds ont lieu pendant les pauses-café. Il a donc cherché à créer une rencontre entièrement organisée autour de cette qualité de conversation, sans programme prédéfini mais avec une structure suffisamment forte pour permettre l’auto-organisation.

Au début de la rencontre, le commanditaire présente l’enjeu et les éléments non négociables. Les participants proposent ensuite les sujets qu’ils jugent essentiels. Ces sujets constituent l’ordre du jour et donnent naissance à des ateliers simultanés. Chaque atelier produit une trace accessible à tous. Selon le dispositif retenu, une phase de convergence, de priorisation ou de mise en action peut compléter le processus.

Le Forum Ouvert n’est donc ni une conversation sans cadre, ni une consultation où tout serait déjà décidé. La liberté porte sur les questions explorées, les contributions et les initiatives. Elle s’exerce à l’intérieur d’un cadre explicite.

Quand utiliser un Forum Ouvert ?

Le Forum Ouvert est particulièrement pertinent lorsque plusieurs conditions sont réunies :

• l’enjeu est réel et important pour les personnes invitées ;
• la situation est complexe et ne peut pas être comprise depuis un seul point de vue ;
• les acteurs concernés détiennent des expériences et des connaissances différentes ;
• il existe de l’engagement, de la passion ou des désaccords potentiels ;
• l’organisation a besoin d’apprendre et d’agir rapidement ;
• le commanditaire accepte que des sujets non prévus apparaissent.

Il peut notamment servir à :

• ouvrir ou réorienter une transformation ;
• élaborer une vision ou des priorités stratégiques ;
• décloisonner des métiers, entités ou niveaux hiérarchiques ;
• traiter un problème transversal dont personne ne possède seul la solution ;
• consulter des parties prenantes sans enfermer leurs réponses dans un questionnaire ;
• faire émerger des projets et identifier ceux qui sont prêts à les porter ;
• créer un dialogue dans un système fragmenté ou traversé par des tensions ;
• partager les apprentissages et corriger une trajectoire en cours de transformation.

Comment se déroule un Forum Ouvert ?

1. Préparer avec le commanditaire et un groupe de conception

Le travail commence bien avant la rencontre. Il s’agit de comprendre la situation, de clarifier ce qui est ouvert et ce qui ne l’est pas, d’identifier les personnes à inviter et de formuler une question centrale assez forte pour mobiliser.

La qualité de l’invitation est décisive. Elle ne vend pas une méthode : elle nomme un enjeu qui mérite que les personnes concernées se déplacent, réfléchissent et prennent des responsabilités.

2. Ouvrir le cercle et créer l’ordre du jour

Les participants sont réunis en cercle. Après l’ouverture par le commanditaire et l’explication du cadre, chacun peut proposer un sujet en lien avec la question centrale. En une vingtaine de minutes, parfois davantage selon la taille et le contexte, un ordre du jour complet se construit à partir des préoccupations du groupe.

3. Travailler en ateliers auto-organisés

Les participants choisissent librement les ateliers auxquels ils veulent contribuer. Les personnes qui proposent un sujet s’engagent à ouvrir la conversation et à assurer qu’une trace en soit produite. Les idées circulent entre les ateliers grâce aux déplacements des participants.

4. Rendre le travail visible

Les comptes rendus sont rassemblés au fil de la rencontre dans un document ou un espace partagé. Cette mémoire commune permet de suivre les sujets, de repérer les convergences et de relier des initiatives qui auraient pu rester dispersées.

5. Organiser les suites

Selon l’objectif, le Forum Ouvert peut se terminer par une mise en commun, une priorisation, la constitution de groupes d’action ou la clarification des prochaines décisions. La suite ne doit pas être improvisée après coup : elle fait partie de la conception du dispositif.

Les principes du Forum Ouvert

Cinq principes aident les participants à travailler avec ce qui est réellement présent :

1. Les personnes qui se présentent sont les bonnes personnes.
2. Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver.
3. Ça commence quand ça commence.
4. Quand c’est fini, c’est fini.
5. Quel que soit l’endroit où cela se passe, c’est le bon endroit.

Une seule loi structure les déplacements : la loi de la mobilité, souvent appelée loi des deux pieds. Si une personne n’est plus en train d’apprendre ni de contribuer, elle est invitée à rejoindre un autre atelier ou à créer une autre conversation.

Deux comportements sont traditionnellement observés :

• les abeilles circulent entre plusieurs ateliers et contribuent à la pollinisation des idées ;
• les papillons prennent du recul et créent parfois, à côté du programme visible, des conversations inattendues et fécondes.

Ces principes ne sont pas des slogans destinés à détendre l’atmosphère. Ils déplacent concrètement la responsabilité : chacun choisit où sa présence et son énergie seront les plus utiles.

Combien de personnes et combien de temps ?

Le Forum Ouvert peut réunir de 5 à plusieurs milliers de personnes. Les ordres de grandeur souvent cités — des millions de rencontres, d’invitations et d’actions dans plus de 140 pays — viennent des estimations que Harrison Owen partageait régulièrement sur l’Open Space List, la liste internationale des praticiens. Christine Koehler participe à cette liste depuis quinze ans. Open Space World reprend aujourd’hui ces estimations. Il ne s’agit pas d’un recensement centralisé : le Forum Ouvert est une pratique ouverte, sans organisation mondiale chargée d’en comptabiliser les usages.

Il n’existe pas de durée universelle. Un format de quelques heures permet d’expérimenter les principes ou de traiter un enjeu bien délimité. Une ou deux journées offrent davantage de profondeur et permettent de documenter les travaux. Lorsque des conflits sont repérés ou que le système a besoin de temps pour se parler, trois jours peuvent être particulièrement pertinents. Des formats plus longs sont possibles : Christine Koehler a notamment animé un Forum Ouvert sur cinq jours.

Le Forum Ouvert peut également devenir une pratique récurrente plutôt qu’un événement unique. La bonne durée dépend de l’enjeu, de la maturité du système, du nombre de participants et surtout de ce qui devra être possible après la rencontre.

Le rôle du dirigeant ou du commanditaire

Le commanditaire n’a pas à contrôler les conversations, mais il ne peut pas non plus déléguer sa responsabilité au processus.

Son rôle consiste notamment à :

• porter une question stratégique sincère ;
• expliciter les contraintes et les éléments npprofondiron négociables ;
• inviter une diversité réelle de parties prenantes ;
• écouter ce qui remonte, y compris ce qui dérange ;
• dire clairement comment les propositions seront examinées ;
• prendre les décisions qui lui appartiennent ;
• rendre compte des suites données.

Le Forum Ouvert ne supprime pas la hiérarchie. Il permet d’utiliser autrement l’autorité : non pour prédéterminer les réponses, mais pour créer et protéger les conditions dans lesquelles l’organisation peut mieux comprendre sa situation et agir.

Une expertise construite dans la pratique et la communauté internationale

Christine Koehler pratique le Forum Ouvert depuis plus de vingt ans dans des entreprises, institutions publiques, associations et réseaux internationaux. Elle intervient depuis la préparation avec les commanditaires jusqu’à la conception des suites, avec des groupes allant de quelques personnes à plusieurs centaines et dans des environnements multilingues.

Au moment de la parution de Wave Rider, Christine Koehler s’est formée à Berlin avec BOSCOP, à qui Harrison Owen, alors malade, avait confié sa formation au Forum Ouvert comme levier de transformation organisationnelle.

Cette filiation est importante : le Forum Ouvert n’y était pas présenté comme une simple technique de réunion, mais comme une pratique de leadership et un moyen de travailler avec les dynamiques d’auto-organisation dans la vie quotidienne des organisations.

Christine Koehler a également :

• organisé en 2009 à Paris la première rencontre européenne de praticiens du Forum Ouvert ;
• participé à de nombreux OSonOS (Open Space on Open Space), rencontres annuelles internationales des praticiens ;
• participé à plusieurs reprises aux rencontres Practice of Peace and High Performance organisées à New York par Harrison Owen et Karen Davis;
• contribué pendant quinze ans aux échanges de l’Open Space List et à de nombreuses discussions de la communauté internationale ;
• coédité et coécrit le premier ouvrage collectif en français consacré au Forum Ouvert, préfacé par Harrison Owen ;
• contribué à un ouvrage international sur l’émergence stratégique et le changement à partir de l’expérience d’Accor ;
• formé de nombreux facilitateurs ;
• conçu, organisé et animé des Forums Ouverts en ligne ;
• accompagné des Forums Ouverts portant sur la stratégie, la transformation de secteurs professionnels, la coopération internationale et la mobilisation de communautés d’acteurs.

Quelques usages issus de ma pratique

Les exemples suivants sont des missions personnellement accompagnées par Christine Koehler.

Découvrir d’autres transformations accompagnées par Evolucio.

Structurer un secteur professionnel fragmenté

Un Forum Ouvert réunissant environ 120 acteurs majeurs de la médiation a permis à des courants historiquement fragmentés de traiter leurs désaccords, de produire des synthèses communes et de faire émerger progressivement une parole collective reconnue par les institutions. Le travail préparatoire, mené avec un groupe de leaders représentatifs, a été déterminant pour créer un cadre jugé légitime.

Mettre une stratégie internationale au travail

Dans un partenariat international de santé, un Forum Ouvert de deux jours a permis à une équipe de management élargie de travailler sur les enseignements d’une évaluation à mi-parcours, de croiser les perspectives et de préparer les priorités suivantes. Un groupe de conception avait préparé le dispositif et les participants documentaient eux-mêmes leurs sessions.

Travailler dans la durée

Le Forum Ouvert peut être intégré à une séquence plus large : diagnostic, préparation avec le commanditaire, rencontre collective, groupes d’action, arbitrages, suivi, puis nouvelle ouverture de l’espace pour apprendre de la mise en œuvre. C’est cette architecture — et non la seule qualité de l’événement — qui permet à la mobilisation de contribuer à une transformation réelle.

Une pratique utilisée dans des situations très différentes

L’histoire internationale du Forum Ouvert montre l’étendue des situations dans lesquelles il a été mobilisé. Parmi les cas documentés :

• chez Boeing, pour travailler à la conception de portes d’avion ;
• à Rome, avec 36 Israéliens et Palestiniens réunis pour explorer des possibilités de construire la confiance et de sortir du cycle de la violence dans un contexte fortement polarisé ;
• à Bogotá, où Peggy Holman et Andrés Agudelo ont animé pendant deux jours un Forum Ouvert réunissant environ 2 000 jeunes issus de la rue et plusieurs centaines de personnes travaillant avec eux. Plus de 300 sujets ont été proposés dès la première journée.

Ces récits montrent que le Forum Ouvert peut permettre à des groupes très nombreux, très divers ou traversés par des tensions fortes de prendre en charge les questions qui les concernent, lorsque l’invitation, le cadre et la responsabilité du commanditaire sont réels.

Le Forum Ouvert en quelques repères

• Vers 1985 : formalisation de l’Open Space Technology par Harrison Owen.
• 1991 : premier Forum Ouvert en France au sein du groupe Accor.
• Plus de 140 pays : estimation partagée par Harrison Owen et aujourd’hui reprise par Open Space World.
• De 5 à plusieurs milliers de participants : taille possible selon les conditions matérielles et la conception.
• 2009 : première rencontre européenne sur le Forum Ouvert organisée à Paris par Christine Koehler.
• De quelques heures à plusieurs jours : la durée dépend de l’enjeu et du dispositif de transformation.

Questions fréquentes sur le Forum Ouvert

Quelle est la différence entre un Forum Ouvert et un séminaire participatif classique ?

Dans un séminaire classique, l’essentiel du programme est généralement défini avant la rencontre. Dans un Forum Ouvert, les participants construisent l’ordre du jour à partir d’une question centrale et choisissent les sujets auxquels ils veulent contribuer. La responsabilité du contenu est donc beaucoup plus largement distribuée.

Les participants vont-ils proposer des sujets ?

Oui, d’autant plus qu’ils viennent avec ce qui les préoccupe réellement. L’absence de sujets est une crainte fréquente des commanditaires ; dans la pratique, elle ne se produit pas. Il peut en revanche y avoir un flottement important, voire un long silence avant les premières propositions. Si ce n’est pas le bon sujet, les participants le diront. Si le sujet est juste mais difficile à aborder, il faut savoir accueillir le silence plutôt que chercher à le remplir.

Peut-on obtenir des décisions concrètes ?

Oui, à condition de concevoir le processus qui mène des conversations aux décisions. Selon le contexte, cela peut inclure une priorisation, des groupes d’action, un arbitrage par le commanditaire ou une séquence ultérieure de gouvernance. Le Forum Ouvert ne remplace pas toutes les instances de décision.

Faut-il former les participants avant la rencontre ?

Non. Le cadre et les principes sont expliqués lors de l’ouverture. En revanche, le commanditaire, le groupe de conception et les personnes chargées de la documentation doivent être correctement préparés.

Peut-on organiser un Forum Ouvert en ligne ou en mode hybride ?

En ligne, oui. Le Forum Ouvert fonctionne pleinement à distance, avec une logistique adaptée permettant aux participants de proposer les sujets, de choisir leurs espaces de travail, de circuler facilement et de rendre leurs productions accessibles.

En mode hybride, Christine Koehler le déconseille formellement. Le Forum Ouvert repose sur la liberté de circuler, la qualité de présence et l’égalité d’accès aux conversations. Lorsque certains participants sont réunis dans un même lieu et que d’autres interviennent à distance, ces conditions deviennent très difficiles à préserver : le groupe se scinde en deux expériences inégales et les participants à distance risquent d’être relégués au second plan.

Une exception peut éventuellement être envisagée pour un très petit groupe, avec des moyens techniques importants et une équipe dédiée à la facilitation des deux espaces. Dans la plupart des situations, il vaut mieux choisir un Forum Ouvert entièrement présentiel ou entièrement en ligne.

Comment savoir si le Forum Ouvert a réussi ?

Le nombre d’idées produites ne suffit pas. Il faut regarder la qualité des sujets abordés, la diversité des contributions, les connexions créées, les responsabilités prises, les décisions rendues possibles et ce qui continue à vivre après la rencontre.

Envisagez-vous un Forum Ouvert ?

La première question n’est pas : « Combien de personnes voulons-nous réunir ? » Elle est : « Quel enjeu mérite réellement que nous ouvrions cet espace, et que sommes-nous prêts à faire de ce qui émergera ? »