Définition rapide du Forum Ouvert comme méthode d’intelligence collective

Le forum ouvert (Open Space Technology) une méthode d’intelligence collective innovante, est une approche de facilitation de séminaires, de réunions et de discussions qui permet aux participants de créer et de gérer leur propre ordre du jour. Cette méthode puissante permet aux organisations de résoudre des problèmes complexes de manière créative et efficace. En tant qu’outil d’intelligence collective, le Forum Ouvert favorise l’émergence d’idées novatrices et l’engagement des participants, tout en démontrant son efficacité dans une multitude de contextes organisationnels. Ses applications courantes incluent la planification stratégique, la collaboration interdisciplinaire, l’innovation et la prise de décision collective. Le Forum Ouvert se distingue des autres approches d’intelligence collective par sa flexibilité et son adaptabilité, le rendant particulièrement utile dans les situations urgentes où les enjeux sont importants, les points de vue divergents et les solutions ne sont pas évidentes. Les facilitateurs expérimentés reconnaissent le Forum Ouvert comme une méthode d’intelligence collective particulièrement efficace pour les grands groupes, favorisant l’engagement, l’autonomisation et la responsabilisation des participants.

L’essence du Forum Ouvert

Le Forum Ouvert crée un espace structuré où un groupe peut s’organiser et résoudre des problèmes de façon créative et dynamique. Il s’inspire de l’énergie des pauses-café pour générer rapidement des solutions à des problématiques complexes, en favorisant la liberté d’expression et l’auto-organisation. Cette approche stimule la créativité, l’initiative, la co-responsabilité et l’émergence d’idées innovantes.

A quoi sert un Forum Ouvert ?

Le Forum Ouvert ou Open Space Technology est utile dans presque toutes les situations en grands groupes : déterminer une direction stratégique, imaginer le futur, résoudre un conflit, travailler sur les valeurs, consulter les parties prenantes, construire ou renforcer une communauté, collaborer et apprendre des challenges et opportunités qui nous font face. Le forum ouvert est un excellent format de réunion pourvu que les conditions suivantes sont présentes :

❖ une vraie problématique à résoudre

❖ une diversité d’agents

❖ une situation complexe

❖ de la passion (y compris du conflit potentiel)

❖ Le besoin d’une prise de décision rapide

Le Forum Ouvert peut être utilisé avec  10 à plus de 1000 participants.  Il nécessite suffisamment de temps et d’espace pour que plusieurs ateliers puissent avoir lieu en même temps. Les résultats obtenus par un groupe qui utilise ses centres d’intérêts et son sens de responsabilités peuvent être impressionnants.

Le Forum Ouvert en chiffres

• 1985 : Création par Harrison Owen
• 1991 : Premier Forum Ouvert en France (groupe Accor)
• 145 pays dans lesquels se sont tenus des forums ouverts
• 5 à plus de 2000 personnes : nombre de participants possibles
• Des millions de Forums Ouverts organisés dans le monde
• 23 langues dans lesquelles les principes ont été traduits
• 20 minutes : Temps moyen pour créer l’ordre du jour
• 3 heures : Durée minimale d’expérimentation
• 2 jours : Durée optimale (3 jours en contexte tendu)
• 30 ans : organisation annuelle du World Open Space on Open Space (WOSONOS), un Forum Ouvert international sur le Forum Ouvert.
• 2009 :1ère rencontre européenne sur le Forum Ouvert, organisée par mes soins, La Grande Arche, Paris
  

Principes fondamentaux du Forum Ouvert

 Cing principes guident les participants d’un Forum Ouvert

• Les personnes qui se présentent sont les bonnes personnes
• Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver.
• Ça commence quand ça commence ;
• Quand c’est fini, c’est fini.
• Quel que soit l’endroit où cela se passe, c’est le bon endroit

La loi de la mobilité : si vous n’êtes plus en train d’apprendre ou de contribuez, passez à autre chose.

Et oui, ce format inhabituel donne naissance à des comportements

La loi fondamentale du Forum Ouvert

Le Forum Ouvert ne repose que sur une seule loi : la Loi des Deux Pieds, également connue sous le nom de Loi de la Mobilité. Elle stipule que si vous vous sentez en situation où vous n’apprenez rien, ne contribuez pas ou vous ennuyez, vous êtes encouragé à utiliser vos deux pieds pour vous déplacer vers un endroit où votre temps sera mieux employé.

Les comportements typiques dans un Forum Ouvert

Lors d’un Forum Ouvert, vous pourriez observer deux types de comportements caractéristiques :

1. Les « bourdons » (nommées « abeilles » en France) : Ces participants se déplacent d’un groupe à l’autre, pollinisant les discussions en diffusant et reliant les idées.
2. Les « papillons » : Ces participants prennent du recul, flânent, réfléchissent ou discutent de manière informelle.

Cette dynamique collective contribue à créer un système auto-organisé, à la fois créatif et efficace, capable de traiter des problèmes complexes de manière remarquablement productive.

Applications de cette méthode d’intelligence collective

Le Forum Ouvert peut être utilisé dans une variété de contextes et pour de nombreuses finalités. Voici quelques exemples d’utilisation possibles :

• Résolution de problèmes complexes
• Planification stratégique
• Développement de politiques
• Conception de projets
• Collaboration interdisciplinaire
• Développement de leadership
• Élaboration de plans d’action
• Développement communautaire
• Innovation et créativité
• Gestion de changement
• Évaluation de programmes
• Développement de la culture organisationnelle

En général, le Forum Ouvert peut être utilisé dans toute situation où il y a un besoin de rassembler un grand groupe de personnes pour travailler ensemble sur un problème ou une opportunité complexe. Cela inclut les organisations, les communautés, les gouvernements, les entreprises, les écoles et d’autres groupes.

Comment mettre en place un Forum Ouvert dans votre organisation

❖ Installer un cercle de chaise pour les participants

❖ De lettres, chiffres ou symboles pour indiquer où ont lieu les ateliers

❖ D’un grand mur qui va devenir l’ordre du jour

❖ D’un mur des nouvelles pour afficher les compte-rendus des ateliers au fur et à mesure de leur déroulement

❖ De place pour les ateliers

❖ De papier pour écrire les titres des ateliers

❖De marqueurs, feutres, stylos

❖ Des affiches des Principes et de la Loi

❖ De quoi récolter ce qui sort des ateliers (ordinateurs ou papier et appareil photo)

Les participants auront-ils des sujets à proposer ? Bien sûr, à condition que le sujet soit important pour eux ! Attendez-vous à être surpris.